RÈGLEMENT DU WEEK-END DE DÉSINTÉGRATION EN ESPAGNE – BDE EMPIRE

Conditions d'inscription et Tarifs : La participation au week-end est ouverte aux personnes de moins de 25 ans ayant validé leur inscription selon les modalités et délais communiqués par le BDE.

• Le tarif spécial à 175€ est réservé aux premiers adhérents ayant souscrit avant le 30 mars 2025.
• Le tarif adhérent est de 195€ (au lieu de 215€). Les adhésions sont toujours ouvertes, le lien d'inscription est disponible sur la bio Instagram du BDE.

Modalités de Paiement : Le montant comprend le déplacement et 2 nuits d'hébergement. Le paiement peut être effectué en plusieurs fois, pour plus de détails sur les forfaits, envoyez un message privé sur Instagram. Tout défaut de paiement dans les délais entraînera l'annulation de l'inscription sans remboursement des sommes déjà versées.

Annulation et Remboursement :

• Principe d'irrévocabilité : Toute inscription est ferme et définitive. Les annulations de participation ne sont pas autorisées et, par principe, aucun remboursement ne sera effectué, la place étant considérée comme due dès l'inscription pour couvrir les frais irrécupérables engagés par le BDE.
• Exceptions extrêmement limitées : Un remboursement partiel pourra être envisagé uniquement en cas de force majeure absolue et imprévisible, prouvée par des justificatifs officiels et incontestables (ex: hospitalisation lourde et imprévue du participant attestée par un certificat médical circonstancié de moins de 48h, convocation impérative à un examen national officiel dont la date était inconnue au moment de l'inscription).
• Délais et Montant du remboursement exceptionnel : Si une telle force majeure est reconnue par le BDE, et si la notification de l'annulation est reçue plus d'une semaine avant la date de départ, un remboursement partiel de 20% du montant total pourra être accordé, après déduction des frais fixes (administratifs, de dossier, etc.) et des frais irrécupérables du voyage.
• Aucun remboursement à moins d'une semaine du départ : Aucune demande de remboursement ne sera traitée ni honorée si la notification ou les justificatifs sont reçus moins d'une semaine avant la date de départ, quel que soit le motif invoqué, la totalité des frais étant alors engagée et non remboursable pour le BDE.
• Annulation du week-end par le BDE : En cas d'annulation du week-end par le BDE (cas de force majeure affectant l'organisation globale du voyage), remboursement intégral des sommes versées par les participants, sans autre indemnité.

Transport : Le transport s'effectuera en car. Les horaires et lieux de départ/retour seront communiqués ultérieurement sur le groupe WhatsApp officiel et/ou les réseaux sociaux du BDE. Nous demandons aux étudiants d'être présents au point de rendez-vous au minimum 1 heure avant l'heure de départ précise. Nous n'attendrons pas les retardataires. Tout retard du participant ne donnera lieu à aucun remboursement ou compensation, et pourra entraîner l'impossibilité de participer au voyage. En cas de retard, contactez-nous impérativement sur le compte Instagram du BDE ou par mail.

Hébergement : L'hébergement se fera à l'hôtel Vintage Mercedes à Lloret de Mar, avec des studios et appartements privés d'après le rooming partagé sur le canal WhatsApp (non définitif). La répartition des chambres/appartements sera effectuée par le BDE. Toute demande spécifique sera étudiée mais ne pourra être garantie. Les participants s'engagent à respecter les règles de l'établissement d'accueil.

Retour Différé : Si un participant souhaite prolonger son séjour en Espagne au-delà de la date de retour prévue avec le groupe, il est impératif de nous contacter au plus vite via notre adresse mail : contact@bde-empire.fr. La signature d'une décharge obligatoire sera alors requise, libérant le BDE de toute responsabilité une fois le participant sorti du cadre du retour organisé.

Caution par empreinte bancaire : Une caution sera demandée par empreinte bancaire. Il est important de souligner que vous ne paierez absolument rien au moment de l'empreinte bancaire, c'est une simple pré-autorisation. Cette caution ne sera pas demandée à l'arrivée, mais sera requise en avance, après la complétion du formulaire Tally et quelques temps avant le voyage pour confirmer la participation. Elle est gérée directement par l'organisme de voyage et sera remboursée automatiquement après le séjour, sauf en cas de soucis avérés. La caution n'est pas uniquement liée aux dégradations matérielles de l'hébergement. Tout comportement non conforme au présent règlement, signalé par les autorités locales, les organisateurs du BDE, les partenaires (hôtelier, transporteur) ou d'autres participants, et entraînant des frais, des dommages, ou une intervention des forces de l'ordre, pourra engager la perte partielle ou totale de la caution. La décision de retenir ou non la caution et son montant sera à la seule discrétion du BDE, sur la base des éléments factuels constatés ou rapportés.

Respect des lois : Chaque participant s'engage à respecter scrupuleusement les lois et réglementations en vigueur en Espagne, notamment concernant la consommation d'alcool et de substances illicites.

Comportement général : Un comportement respectueux des autres participants, des organisateurs et des habitants est exigé. Tout comportement agressif, violent, discriminant ou de nature à perturber le bon déroulement du séjour entraînera des sanctions.

Consommation d'alcool : La consommation d'alcool est autorisée dans la limite de la légalité et de la modération. L'abus d'alcool est dangereux pour la santé et pourra entraîner une exclusion du séjour sans remboursement. Le BDE décline toute responsabilité en cas d'incident lié à une consommation excessive.

Substances illicites : Toute consommation ou possession de substances illicites est strictement interdite et entraînera une exclusion immédiate du séjour, ainsi que les poursuites légales appropriées par les autorités locales.

Sécurité : Les participants s'engagent à respecter les consignes de sécurité données par les organisateurs, notamment lors des activités. Il est formellement interdit de se mettre en danger ou de mettre en danger autrui.

Problèmes de santé et Assurances : Tout problème de santé (allergies, traitements spécifiques, etc.) pouvant affecter le participant pendant le séjour doit être signalé au BDE lors de l'inscription. En cas d'urgence médicale, le BDE prendra les mesures nécessaires, les frais éventuels restant à la charge du participant. Il est impératif que les participants soient couverts par une assurance rapatriement/assistance à l'étranger et une assurance responsabilité civile. Si vous n'êtes pas assuré, vous devez nous contacter au plus vite.

Contacts d'Urgence en Espagne :

• Numéro d'urgence général (Police, Pompiers, Urgences médicales) : 112 (valable dans toute l'Europe).
• Police Nationale (Espagne) : 091
• Garde Civile (Espagne) : 062
• Numéro d'urgence du BDE (à communiquer sur place)

Responsabilité du BDE : Le BDE s'engage à mettre en œuvre tous les moyens nécessaires pour assurer le bon déroulement du week-end selon les conditions annoncées. Sa responsabilité ne pourra être engagée en cas de force majeure, de fait imprévisible et insurmontable d'un tiers étranger au séjour, ou de faute du participant.

Activités personnelles et autonomie : En dehors des activités et des prestations incluses et clairement annoncées dans le groupe WhatsApp et sur la page Instagram du BDE EMPIRE (y compris les suppléments Water World Park ou Pool Party pour lesquels vous recevrez des détails par DM), les participants sont libres de leurs actions et sont à 100% responsables d'eux-mêmes. Le BDE ne pourra être tenu responsable des incidents, accidents, vols ou tout autre problème survenant lors d'activités non organisées ou supervisées par le BDE.

Problèmes avec les autorités locales : En cas de comportement illégal, de troubles à l'ordre public, de dégradations matérielles ou de tout autre problème entraînant l'intervention des autorités locales (police, établissement d'accueil, etc.), le BDE se dédouane de toute responsabilité. Les conséquences légales ou financières de ces actes seront entièrement à la charge du ou des participants concernés, et les autorités locales géreront directement la situation, indépendamment du BDE. Aucune assistance juridique ou financière ne sera apportée par le BDE dans ces circonstances.

Objets de valeur : Le BDE décline toute responsabilité en cas de perte, de vol ou de dégradation d'objets personnels (argent, téléphones, papiers d'identité, etc.) pendant le séjour. Il est recommandé de ne pas emporter d'objets de valeur et de veiller sur ses affaires.

Tout non-respect du présent règlement pourra entraîner des sanctions, à la discrétion du BDE, incluant mais ne se limitant pas à :

• Un avertissement verbal.
• L'exclusion immédiate d'une activité.
• L'exclusion définitive du séjour et un renvoi aux frais du participant, sans aucun remboursement.
• L'information de la direction de l'école/université en cas de faute grave.

Photos et vidéos : Des photos et vidéos pourront être prises pendant le week-end par les organisateurs. Sauf opposition écrite du participant transmise au BDE avant le départ, celui-ci autorise le BDE à utiliser ces images pour la communication interne et externe de l'association (site internet, réseaux sociaux, promotion d'événements futurs).

Partage : Les participants sont encouragés à partager leurs photos et vidéos du week-end en respectant la vie privée et le droit à l'image des autres.

Certification de Majorité : En complétant et en soumettant le formulaire de complétion de dossier sur Tally, le participant atteste et certifie être majeur(e) (avoir au moins 18 ans au moment du départ). Dans le cas contraire, ou si la majorité est atteinte entre la complétion du formulaire et le départ, le participant s'engage à contacter d'urgence le BDE EMPIRE via l'adresse mail contact@bde-empire.fr afin de régulariser sa situation et d'obtenir les autorisations parentales nécessaires.

Acceptation des Conditions par l'Inscription : La prise de place sur la billetterie ou l'engagement de paiements échelonnés, ainsi que la complétion du formulaire de dossier sur Tally, valent acceptation pleine et entière des présentes conditions générales. Ce qui est prévu est uniquement ce qui est annoncé dans le groupe WhatsApp officiel et les publications Instagram du BDE EMPIRE. En dehors de cela, les participants sont libres de leurs actions et à 100% responsables d'eux-mêmes.

Modification du règlement : Le BDE se réserve le droit de modifier le présent règlement en cas de nécessité impérieuse. Toute modification sera portée à la connaissance des participants dans les meilleurs délais.

Litiges : Tout litige relatif à l'interprétation ou à l'exécution du présent règlement sera réglé à l'amiable. À défaut, les tribunaux compétents seront saisis.